Podróże służbowe są nieodłącznym elementem funkcjonowania wielu firm. W przypadku przejazdów kolejowych ważne jest prawidłowe zaksięgowanie biletu PKP. Jak to zrobić poprawnie, aby uniknąć problemów księgowych i podatkowych?
Czy bilet PKP jest dokumentem księgowym?
Bilet kolejowy może stanowić podstawę do zaksięgowania wydatku w firmie, ale musi spełniać określone wymogi. Bilet PKP jest uznawany za fakturę uproszczoną, jeśli jego wartość nie przekracza 450 zł brutto (lub 100 euro). Musi zawierać następujące elementy:
- nazwę i numer identyfikacyjny przewoźnika,
- datę wystawienia i przejazdu,
- numer biletu,
- kwotę brutto i podatek VAT,
- trasę przejazdu.
Jeśli bilet przekracza 450 zł, należy poprosić PKP o wystawienie pełnej faktury VAT.
Jak zaksięgować bilet PKP w księgach rachunkowych?
1. Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR)
W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych bilet PKP można zaksięgować w kolumnie 13 KPiR jako „pozostałe wydatki”. Należy dołączyć bilet do dokumentacji oraz opisać cel podróży służbowej.
2. Pełna księgowość (księgi rachunkowe)
W spółkach i większych firmach wydatek na bilet PKP księguje się jako koszt podróży służbowej w koncie zespołu 4 lub 5 (np. „Podróże służbowe”). Wskazane jest przechowywanie biletu oraz ewentualnych delegacji.
Podróż służbowa a zwrot VAT
Jeśli firma jest podatnikiem VAT, może odliczyć podatek naliczony z biletu kolejowego. Warto jednak pamiętać, że:
- bilet PKP zawierający NIP firmy jest traktowany jako faktura uproszczona,
- zwrot VAT jest możliwy, gdy bilet zawiera informację o stawce podatku.
Jeśli bilet nie spełnia wymagań faktury, należy wystąpić o pełną fakturę VAT od przewoźnika.
Najczęstsze błędy przy księgowaniu biletów PKP
- Brak opisu celu podróży – warto dodać krótkie uzasadnienie biznesowe.
- Nieprawidłowe ujeto kosztu – np. bilet zaksięgowany jako „inne usługi” zamiast „koszty podróży”.
- Brak NIP-u firmy na bilecie – może uniemożliwić odliczenie VAT.
- Brak faktury dla biletów powyżej 450 zł – należy wystąpić o pełną fakturę.
Bilet PKP może być dokumentem księgowym, jeśli spełnia określone warunki. Kluczowe jest prawidłowe uzupełnienie danych, przyporządkowanie do odpowiedniej kategorii kosztów i zachowanie dokumentacji. Pamiętaj, że poprawne zaksięgowanie biletu PKP pozwala uniknąć problemów podatkowych i księgowych.