Tytuł: Ile czasu ma pracodawca na rozliczenie delegacji? Sprawdź, zanim będzie za późno!
Autor: Marta Kamińska
Data publikacji: 2025-05-16
Data ostatniej aktualizacji: 2025-05-16
Jak długo pracodawca może zwlekać z rozliczeniem delegacji?
Wielu pracowników podróżujących służbowo zadaje sobie pytanie: ile czasu ma pracodawca na rozliczenie delegacji? Choć może się wydawać, że to kwestia wewnętrznych ustaleń, w rzeczywistości obowiązują konkretne przepisy prawa pracy oraz rozporządzenia, które regulują terminy i sposób rozliczeń kosztów delegacyjnych. Ich nieprzestrzeganie może skutkować sankcjami dla pracodawcy – od odsetek ustawowych po roszczenia ze strony pracownika.
Artykuł ten omawia:
- dokładne terminy rozliczeń delegacji krajowych i zagranicznych,
- jakie dokumenty należy dostarczyć i kiedy,
- co grozi pracodawcy za przekroczenie terminów,
- jak zabezpieczyć swoje interesy jako pracownik.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się wszystkiego o rozliczaniu delegacji zgodnie z przepisami.
Spis treści
- Ile czasu ma pracodawca na rozliczenie delegacji – podstawa prawna
- Jakie dokumenty trzeba dostarczyć pracodawcy?
- Terminy rozliczeń – delegacja krajowa a zagraniczna
- Konsekwencje niedotrzymania terminów przez pracodawcę
- Obowiązki i prawa pracownika w kontekście rozliczenia
- Jak zabezpieczyć się przed opóźnieniami – dobre praktyki
- FAQ – najczęstsze pytania dotyczące delegacji
Ile czasu ma pracodawca na rozliczenie delegacji – podstawa prawna
Rozliczenie kosztów delegacji regulują:
- Kodeks pracy (art. 77<sup>5</sup>),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.,
- wewnętrzne regulaminy i polityki rozliczeń firmy (jeśli są zgodne z przepisami ogólnymi).
Zgodnie z przepisami, pracownik ma obowiązek złożyć rozliczenie nie później niż 14 dni po powrocie z podróży służbowej. Pracodawca natomiast powinien dokonać zwrotu należności „niezwłocznie”, co w praktyce przyjmuje się jako do 14 dni od złożenia rozliczenia przez pracownika.
Jakie dokumenty trzeba dostarczyć pracodawcy?
Aby rozliczenie mogło zostać przeprowadzone poprawnie, pracownik musi przedstawić:
- wypełnione zestawienie kosztów delegacji,
- bilety i faktury (np. za hotele, transport),
- dokumenty potwierdzające cel i miejsce delegacji,
- ewentualne zgody lub zlecenia dotyczące podróży.
Niedostarczenie kompletu dokumentów może spowodować opóźnienie w rozliczeniu lub jego odmowę.
Terminy rozliczeń – delegacja krajowa a zagraniczna
Delegacja krajowa
- Termin złożenia dokumentów: do 14 dni po powrocie
- Zwrot środków: do 14 dni po złożeniu rozliczenia
Delegacja zagraniczna
- Termin złożenia dokumentów: również 14 dni
- Zwrot środków: także przyjmuje się maksymalnie 14 dni od złożenia dokumentacji
Jeśli firma posiada własny regulamin delegacji, może on precyzować krótsze terminy, ale nie może wydłużać terminów ustawowych.
Konsekwencje niedotrzymania terminów przez pracodawcę
Niedotrzymanie obowiązku rozliczenia delegacji przez pracodawcę w ustawowym terminie może skutkować:
- obowiązkiem zapłaty odsetek ustawowych,
- roszczeniem pracownika przed sądem pracy,
- naruszeniem przepisów o terminowości wypłat i rozliczeń,
- utrudnieniem dla pracownika przy kolejnych delegacjach,
- narażeniem na kontrolę z PIP.
Obowiązki i prawa pracownika w kontekście rozliczenia
Pracownik ma prawo do:
- pełnego zwrotu kosztów poniesionych zgodnie z celem podróży,
- diety zgodnej z aktualnym rozporządzeniem,
- informacji na temat procedury rozliczeń w firmie.
Jednocześnie ciąży na nim obowiązek:
- prawidłowego dokumentowania wydatków,
- złożenia rozliczenia w terminie 14 dni,
- zgłoszenia nieprawidłowości (np. braku zwrotu) odpowiednim organom.
Jak zabezpieczyć się przed opóźnieniami – dobre praktyki
Aby uniknąć problemów związanych z rozliczeniem delegacji:
- Zbieraj wszystkie dokumenty na bieżąco,
- Zgłaszaj wydatki i niejasności w czasie podróży,
- Składaj rozliczenie zaraz po powrocie,
- Zapoznaj się z wewnętrzną polityką rozliczeń w firmie,
- Poproś o potwierdzenie przyjęcia rozliczenia na piśmie lub e-mailem.
FAQ – najczęstsze pytania dotyczące delegacji
Czy pracodawca może odmówić zwrotu kosztów?
Tylko jeśli nie są one uzasadnione celem delegacji lub nieudokumentowane.
Czy można rozliczyć delegację po terminie?
Teoretycznie tak, ale pracodawca ma prawo odmówić – liczy się termin 14 dni.
Co zrobić, jeśli pracodawca nie rozlicza delegacji?
Najpierw zgłoś problem przełożonemu, potem do działu HR, a jeśli to nie pomoże – do PIP lub sądu pracy.
Jeśli masz dodatkowe pytania lub chcesz zabezpieczyć swoje prawa w związku z delegacją, warto skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą ds. kadr i płac.