Zarządzanie nieruchomościami to dziś nie tylko kwestia praktyki i doświadczenia, ale przede wszystkim precyzyjnych regulacji prawnych. Ustawa jasno określa, kim jest zarządca nieruchomości, jakie ma obowiązki, gdzie kończy się jego odpowiedzialność oraz jakie konsekwencje grożą za naruszenie przepisów.
W tym artykule w przystępny, ale ekspercki sposób wyjaśniamy, co mówi ustawa o zarządcy nieruchomości, jak interpretować kluczowe zapisy i na co powinni zwrócić uwagę zarówno właściciele, jak i profesjonaliści zajmujący się zarządzaniem.
W artykule dowiesz się m.in.:
- kim według ustawy jest zarządca nieruchomości,
- jakie obowiązki i uprawnienia mu przysługują,
- kiedy ponosi odpowiedzialność cywilną lub karną,
- czym różni się zarządca od administratora,
- jak wygląda aktualny stan prawny w 2026 roku.
Czytaj więcej, aby uniknąć kosztownych błędów prawnych i organizacyjnych…
Spis treści
- Kim jest zarządca nieruchomości według ustawy
- Podstawy prawne zarządzania nieruchomościami
- Zakres obowiązków zarządcy nieruchomości
- Prawa i uprawnienia zarządcy
- Odpowiedzialność cywilna i karna zarządcy
- Zarządca a administrator – różnice prawne
- Umowa o zarządzanie nieruchomością
- Aktualny stan prawny – co obowiązuje dziś
- Najczęstsze błędy właścicieli i zarządców
Kim jest zarządca nieruchomości według ustawy
Zgodnie z przepisami prawa, zarządca nieruchomości to podmiot, który działa w imieniu i na rzecz właściciela lub wspólnoty mieszkaniowej, wykonując czynności zmierzające do prawidłowego gospodarowania nieruchomością.
Ustawa nie pozostawia tu dużej swobody interpretacyjnej – zarządca:
- wykonuje czynności faktyczne i prawne,
- odpowiada za stan techniczny i finansowy nieruchomości,
- działa na podstawie umowy lub uchwały wspólnoty.
Co istotne, zarządcą może być zarówno osoba fizyczna, jak i prawna, a wykonywanie tej funkcji nie wymaga już państwowej licencji, choć nadal wymaga odpowiednich kompetencji i wiedzy.
Podstawy prawne zarządzania nieruchomościami
Jeżeli pytamy, co mówi ustawa o zarządcy nieruchomości, należy sięgnąć do kilku kluczowych aktów prawnych:
- Kodeks cywilny
- Ustawa o gospodarce nieruchomościami
- Ustawa o własności lokali
- Prawo budowlane
- Ustawa o ochronie danych osobowych (RODO)
To właśnie kompleksowość regulacji sprawia, że zarządzanie nieruchomościami jest obszarem wymagającym interdyscyplinarnej wiedzy – prawnej, finansowej i technicznej.
Zakres obowiązków zarządcy nieruchomości
Ustawa wskazuje, że zarządca nieruchomości ma obowiązek działać z należytą starannością, kierując się interesem właściciela lub wspólnoty.
Do podstawowych obowiązków należą:
- bieżąca administracja nieruchomością,
- nadzór nad stanem technicznym budynków,
- prowadzenie dokumentacji finansowej,
- organizowanie przeglądów technicznych,
- reprezentowanie właściciela przed urzędami.
Niewykonanie lub nienależyte wykonanie tych czynności może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą.
Prawa i uprawnienia zarządcy
Omawiając to, co mówi ustawa o zarządcy nieruchomości, nie można pominąć jego uprawnień. Zarządca nie jest wyłącznie wykonawcą poleceń – posiada realne narzędzia decyzyjne.
Do jego praw należą m.in.:
- podejmowanie czynności zachowawczych bez zgody właściciela,
- zawieranie umów z dostawcami usług,
- dochodzenie należności finansowych,
- dostęp do dokumentacji i danych właścicieli lokali.
Zakres tych uprawnień powinien być precyzyjnie określony w umowie.
Odpowiedzialność cywilna i karna zarządcy
Zarządca nieruchomości ponosi odpowiedzialność:
- cywilną – za szkody majątkowe,
- karną – w przypadku rażących naruszeń prawa,
- administracyjną – za niewykonanie obowiązków ustawowych.
Coraz częściej spotyka się sprawy, w których właściciele dochodzą roszczeń z tytułu:
- zaniedbań technicznych,
- błędów księgowych,
- naruszenia RODO.
Dlatego ubezpieczenie OC zarządcy jest dziś standardem rynkowym, a nie dodatkiem.
Zarządca a administrator – różnice prawne
Choć pojęcia te bywają używane zamiennie, ustawa wyraźnie je rozróżnia.
Zarządca nieruchomości:
- działa na podstawie przepisów prawa,
- ponosi odpowiedzialność prawną,
- wykonuje czynności decyzyjne.
Administrator:
- wykonuje czynności techniczne,
- nie reprezentuje właściciela,
- działa w węższym zakresie.
To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie w sporach sądowych.
Umowa o zarządzanie nieruchomością
Ustawa nie narzuca jednego wzoru umowy, ale wskazuje elementy, które powinny się w niej znaleźć:
- zakres obowiązków,
- wysokość wynagrodzenia,
- odpowiedzialność stron,
- czas trwania umowy,
- zasady jej rozwiązania.
Brak precyzyjnych zapisów to najczęstsza przyczyna konfliktów między właścicielem a zarządcą.
Aktualny stan prawny – co obowiązuje dziś
Na dzień dzisiejszy zarządzanie nieruchomościami w Polsce:
- nie wymaga licencji państwowej,
- podlega silnej odpowiedzialności cywilnej,
- jest coraz mocniej regulowane przez przepisy unijne.
Zmiany legislacyjne koncentrują się głównie na:
- transparentności finansowej,
- ochronie danych,
- bezpieczeństwie technicznym budynków.
Najczęstsze błędy właścicieli i zarządców
Do najczęściej popełnianych błędów należą:
- brak aktualnej umowy,
- niejasny podział kompetencji,
- ignorowanie obowiązków technicznych,
- niedostateczna kontrola finansów.
Każdy z nich może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.